La inspección de trabajo es el procedimiento que utiliza la Seguridad Social para comprobar que se cumple la normativa en las empresas. En estas inspecciones, los inspectores buscan posibles fraudes y disuaden a las empresas para que no los cometan.
Cualquier inspección de trabajo tiene su origen en una de estas posibilidades:
- Inspecciones rutinarias: son las que realizan al azar los funcionarios de la Seguridad Social.
- Denuncias: pueden realizarse anónimamente, a través del Buzón de Lucha contra el Fraude Laboral, o presentarse por escrito y con identificación en la correspondiente oficina de inspección de trabajo.
Para autónomos y pymes, aunque no deberían alarmarse ante una inspección, se trata de una sorpresa no muy agradable. Muchos de ellos nunca han pasado antes por ello y no saben muy bien cómo actuar y qué hacer para que la inspección no tenga repercusiones. Para que estés prevenido, te lo contamos todo sobre las inspecciones de trabajo, a continuación.
El desarrollo de la inspección de trabajo
Nuestro consejo es que, durante todo el desarrollo de la inspección, actúes con tranquilidad y amabilidad. Muéstrate siempre colaborador y no trates de obstaculizar el trabajo del inspector. Esto último, de hecho, puede ser objeto de sanción. Incluso el inspector podría hacerse acompañar de la policía para acceder por la fuerza al centro de trabajo.
La identificación del inspector
Adentrándonos ya en el procedimiento de inspección propiamente dicho, has de saber que el inspector tiene la obligación de identificarse para llevarlo a cabo. No obstante, esto no quiere decir que no pueda comportarse como si fuera un cliente o un proveedor a su llegada a la empresa. Posteriormente, para realizar su trabajo, llevará visible una identificación personal con su fotografía, su nombre y su cargo.
Y ¿qué ocurre cuando el centro de trabajo es a la vez el domicilio del empresario? En ese caso, el inspector no podrá entrar libremente. Necesitará la conformidad del inspeccionado o disponer de autorización judicial.
¿Qué ocurre durante la visita?
En el transcurso de su visita, el inspector puede llevar a cabo multitud de tareas y acceder a cualquier zona de las instalaciones. Y puede exigir que un empleado de la empresa le acompañe. Por eso, conviene tener un protocolo de actuación para que los trabajadores sepan cómo actuar en ese caso.
Estas son las tareas de inspección más frecuentes:
- Visitar las zonas más susceptibles o que más le interesen.
- Realizar todo tipo de preguntas, tanto al empresario como a los trabajadores, que estarán obligados a responder.
- Entrevistar al delegado de prevención de riesgos laborales.
- Solicitar documentación, estudiarla o realizar copias de la misma.
- Tomar muestras de sustancias o materiales utilizados por la empresa.
- Realizar fotografías o grabar vídeos.
- Solicitar la identificación de quienes se encuentren en la empresa.
La solicitud de documentación
Si no tienes en el momento de la inspección alguna documentación solicitada, el inspector podrá darte un plazo para recopilarla. Especialmente, estos son los documentos más demandados:
- La escritura de constitución de la empresa.
- El recibo del pago del Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
- La inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- Los documentos de afiliación a la Seguridad Social de los trabajadores.
- Los contratos con las mutuas.
- Los contratos de trabajo.
- El registro del pago de las nóminas y de las cuotas de la Seguridad Social.
- Los libros de contabilidad de la empresa.
- La declaración del Impuesto de Sociedades.
- La declaración de retenciones por IRPF y de operaciones con terceros (modelos 190 y 347).
- La normativa sobre prevención de riesgos laborales, que debe estar accesible y a la vista de los empleados.
Al finalizar la visita, el inspector rellena un formulario explicativo y, si lo considera conveniente, agenda una cita en sus oficinas.
¿Qué sanciones se le pueden imponer a la empresa?
Si, como consecuencia de la inspección de trabajo, el inspector encuentra fallos en el cumplimiento de la normativa, puede levantar acta de infracción con sanciones. Estas serán proporcionales a la gravedad de las faltas. Cuantificarlas con antelación es muy complicado, porque son muy variables. De manera general, oscilan entre los 60 euros y los 800.000 euros.
Aparte de las sanciones económicas, existen las que implican la pérdida de beneficios en materia laboral para la empresa. Y para los trabajadores también hay consecuencias: pueden perder la pensión o la prestación por desempleo o por incapacidad temporal.
En los casos más graves, se podría llegar a imponer el cierre de la empresa. Por eso, es muy importante disponer de un asesor laboral para poder hacer frente con garantías a la inspección. Y, si necesitas más información o tienes más dudas sobre cómo actuar ante una inspección de trabajo, consulta a los especialistas que siempre puedes encontrar en Easyoffer.