Cómo superar con éxito una Inspección de Hacienda

No importa si se trata de una empresa consolidada o si eres un nuevo emprendedor que está iniciando su negocio. Sea cual sea tu caso, existe cierta probabilidad de que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), dependiente del Ministerio de Hacienda, decida notificarte que pretende hacerte lo que se conoce como una inspección de Hacienda. No en vano, una de sus misiones es luchar contra posibles errores contables o indicios de fraude.

De hecho, desde hace algún tiempo ha aumentado el número de empresas que se han visto sometidas a una inspección de Hacienda. Además de las que se efectúan por los diferentes supuestos tipificados como motivos justificados para realizar una inspección de Hacienda, tienen lugar las inspecciones aleatorias. Son, en otras palabras, las inspecciones que Hacienda realiza al azar.

Así, hasta la empresa o el autónomo que cree que lo tiene todo en regla puede tener que enfrentarse a una inspección de Hacienda. Y cuando esto ocurre, suele aparecer entre los directivos y responsables ciertas dosis de preocupación y nerviosismo. Es totalmente normal, ya que pueden surgir dudas, y es posible que te preguntes si has cometido algún error que pueda dar lugar a sanciones o multas.

Para que no te pille desprevenido una inspección de Hacienda y para tener la seguridad de estar gestionando bien todo el proceso, es imprescindible conocer todas sus fases, así como las causas objetivas que la pueden motivar.

Causas por las que puedes recibir una inspección de Hacienda

Es la primera pregunta que se hace cualquiera que recibe la noticia de que su empresa va a ser objeto de una inspección de Hacienda: ¿por qué a mí? Pues bien, aparte del azar puro y duro, a continuación se enumeran las principales causas por las que tú y tu empresa podríais enfrentaros a una Inspección de Hacienda:

Devoluciones de IVA solicitadas por el contribuyente

Es posible que en las declaraciones trimestrales del IVA (realizadas a través del modelo de autoliquidación 303) el resultado sea una devolución. Es decir, que Hacienda tenga que devolverte parte del IVA que has pagado en exceso. Si el importe de esta devolución es significativo o se produce de manera reiterada, la AEAT tendrá especial interés en conocer el interior de tu negocio y las causas de dichas devoluciones. Y es muy probable que, para ello, decidan practicarte una inspección de Hacienda.

Volumen de gastos demasiado alto

Si el volumen de gastos que has contabilizado y presentado es muy alto en relación al tamaño de tu empresa, Hacienda suele permanecer alerta. Y, sobre todo en el caso de los autónomos, si se declaran pérdidas recurrentes aparecen avisos en el sistema informático interno de la AEAT. Esto suele movilizar de manera inmediata a los inspectores para iniciar una inspección de Hacienda.

Uso de un NIF intracomunitario

Por otra parte, para poder llevar a cabo actividades mercantiles en o con otros países de la Unión Europea, necesitas obtener un nuevo NIF. Es lo que denominamos el NIF intracomunitario y, cuando lo solicitas, la AEAT suele comprobar que realmente lo necesitas. Así que, en función del tipo de empresa que tengas, asegúrate bien antes de solicitarlo. Si no procede que lo adquieras, puede ser motivo de una inspección de Hacienda.

Descuadre entre los modelos anuales y los trimestrales

Otro motivo que suele provocar una inspección de Hacienda es que, al presentar los modelos correspondientes al balance anual, estos no coincidan con la agregación de los modelos trimestrales. La AEAT querrá comprobar estos errores y corregirlos.

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Una inspección de Hacienda, paso a paso

Cada caso es un mundo, pero es posible establecer una especie de protocolo de lo que suele suceder en cualquier inspección de Hacienda. En cualquier caso, lo primero que debes hacer es mantener la calma. La mayoría de las veces este trámite pasa sin más y no es necesaria ninguna acción por tu parte.

Pero, si quieres estar tranquilo, no dudes en contar en todo momento con la asistencia de un abogado especialista en temas fiscales. Él, entre otras cuestiones, sabrá guiarte a lo largo de la inspección de Hacienda, un proceso que esencialmente consta de las siguientes fases:

1. El envío de la notificación

La notificación por parte de la AEAT es siempre el primer paso en una inspección de Hacienda. Lo normal es que la recibas a través correo postal, o bien mediante una notificación electrónica. En algunas ocasiones, un representante de la AEAT puede acudir personalmente a la empresa para comunicar el inicio de la actuación.

En todas las notificaciones que informan de la realización de una inspección de Hacienda aparecerán, por lo menos, estos datos:

  • Lugar, fecha y hora de la cita con Hacienda.
  • Datos básicos de la empresa sujeto de la inspección de Hacienda.
  • Qué impuestos serán revisados y de qué ejercicios.
  • Qué periodos de tiempo van a ser en concreto analizados.
  • Plazos para enviar la documentación solicitada, si es el caso.
  • Los datos del inspector que firma la notificación.

Es importante anotar la fecha de recibo de la notificación, porque será la que se tendrá en cuenta para calcular todos los plazos. Tanto para presentar la documentación, como para hacer reclamaciones o alegaciones. Además, será la que cuente de cara a la prescripción.

2. La visita de Hacienda o la comparecencia ante la AEAT

En esta fase son dos posibilidades las que pueden darse. En primer lugar, que el responsable de la empresa tenga que desplazarse a la sede de la AEAT designada. O, en segundo lugar, puede suceder que el inspector, solo o acompañado por otros técnicos, se presente en la empresa.

3. La entrega de toda la documentación

Ese día, en cualquiera de los dos supuestos, se tendrá que entregar la documentación requerida en la notificación, que habitualmente suele ser la siguiente:

  • Las facturas, ya sean de ingresos o de gastos, de un ejercicio fiscal en cuestión. Ten en cuenta que se debe conservar toda la documentación mercantil durante un mínimo de 5 años y, en algunos casos, hasta de 10 años.
  • La contabilidad de la empresa, con todos sus libros, ficheros, justificantes de cobros y de pagos, registros informáticos… Como te puedes imaginar, haberlo mantenido absolutamente todo guardado y archivado será vital en este sentido.
  • Las declaraciones, autoliquidaciones y modelos tributarios presentados en ejercicios anteriores.

Si en algún momento te planteas negarte a que se efectúe en tu empresa la inspección de Hacienda, debes saber que las consecuencias pueden ser bastante graves. Y es que puede llegar a considerarse esta actitud como obstrucción o resistencia a la actuación inspectora. Incluso puede dar lugar a incumplimiento de las obligaciones contables.

4. Diligencias y estimaciones

Al finalizar esta fase de revisión de la inspección de Hacienda, se generan unos documentos públicos llamados diligencias. Son los que recogen los hechos comprobados y, si en algo no estás conforme, puedes dejar constancia de ello.

A continuación, la AEAT expondrá la estimación de las cantidades que, en su caso, tendrás que dejar de ingresar como compensación. Tu misión en esta parte de la inspección de Hacienda será intentar que esas cantidades sean lo más bajas posibles.

5. El acta

En este punto, tanto tú como tu abogado deberéis estar muy atentos, ya que se requerirá tu firma y tu conformidad. Comprobad en todo momento que todo lo que se establece en el acta es correcto.

Si consideráis que no es así, podréis levantar acta de disconformidad, para poder recurrir más adelante la multa o sanción correspondiente. De lo contrario, el acta que se levante será de conformidad y no cabrá recurso posterior.

Las sanciones más frecuentes interpuestas en una inspección de Hacienda

De una inspección de Hacienda pueden derivarse diferentes multas o sanciones. No está de más que conozcas cuáles son los dos tipos de infracciones clasificadas por Hacienda, por las cuales se pueden interponer multas bastantes cuantiosas:

Por ocultación de datos

Si te niegas a presentar declaraciones o si estas carecen de algunos datos que se consideran fundamentales, se te podrá sancionar por ocultación de datos. Lo mismo sucederá si se descubre que los importes son falsos o si se omite u oculta cualquier operación, ya sea de forma parcial o total.

Hablamos de la adquisición o la venta de bienes o productos o de la percepción de diferentes ingresos o rentas. Todo ello podrá se determinante para el cálculo del importe de la deuda tributaria, de ahí su importancia.

Por utilización de medios fraudulentos

Por otro lado, la utilización de medios que se consideren fraudulentos también constituye una infracción más o menos grave. Nos referimos en este punto de la inspección de Hacienda a anomalías o desajustes importantes en la contabilidad de la empresa. Es decir, en sus libros de registro, en sus facturas o en sus justificantes de pago, por ejemplo.

Respecto al importe de las multas o sanciones que por una inspección de Hacienda nos pueden interponer, has de saber que estas guardan siempre una proporcionalidad con respecto a la calificación de la infracción. En este sentido, distinguimos entre las infracciones:

  • Leves: se requerirá el pago del 50 % de la deuda tributaria detectada en la inspección.
  • Graves: se requerirá el pago de entre el 50 y el 100 % de la deuda tributaria detectada en la inspección.
  • Muy graves: se requerirá el pago de entre el 100 y el 150 % de la deuda tributaria detectada en la inspección.

7 Consejos para superar con éxito una inspección de hacienda

Desde luego, una inspección de Hacienda supone siempre cierta preocupación para la empresa que la recibe. En este sentido, queremos darte algunos consejos importantes. Todos ellos te resultarán de utilidad, tanto para afrontar la inspección de Hacienda de la mejor manera posible como para atender a los inspectores adecuadamente:

1. No te sientas acusado desde el principio

Ten en cuenta que una inspección de Hacienda per se no implica que hayas cometido un error o una infracción. Se trata únicamente de una comprobación. Por este motivo, es conveniente que mantengas una actitud tranquila y positiva.

2. Trata de colaborar con los inspectores en todo momento

La resistencia activa a la labor de los inspectores o la obstrucción a su actividad durante la inspección de Hacienda puede generar sanciones muy graves. Tanto, que su calificación puede ser superior a la de las que sean consecuencia de la corrección de errores en las liquidaciones de impuestos.

3. Revisa y ordena con carácter previo toda la documentación

Si se revisa previamente a la inspección de Hacienda toda la documentación, se podrán explicar mejor los criterios seguidos. Para que esta labor te resulte mucho más sencilla, te recomendamos utilizar desde el principio un programa informático de digitalización certificada de facturas y de todo tipo de documentos.

Si se ha usado este sistema, automáticamente todos los documentos emitidos pasan a ser perfectamente válidos para la AEAT. No será necesario, por tanto, presentar los originales impresos. Además, podrás tener toda la documentación siempre disponible en un tiempo récord y totalmente ordenada y clasificada.

4. Cumple los plazos

Todos los documentos deben aportarse en los plazos establecidos en la notificación o en cualquier requerimiento de la AEAT. Si crees que no vas a poder cumplir el plazo de forma justificada, anticípate y solicita una ampliación.

5. Firmar un acta de conformidad tiene premio

Si se firma un acta de conformidad con las actuaciones llevadas cabo en la inspección de Hacienda, la empresa puede ahorrarse el 30 % de la sanción que pudiera recaerle.

Del mismo modo, es muy es aconsejable pagar las sanciones en los plazos establecidos. Si lo haces, se te podrá aplicar una bonificación por abonar la deuda dentro del periodo voluntario de pago.

6. Busca siempre que sea posible el acuerdo

En ocasiones, conviene realizar cálculos para intentar alcanzar algún tipo de acuerdo con Hacienda. De forma negociada, es posible reconocer los hechos y solicitar la aplicación de los atenuantes que se puedan aceptar. Recuerda que iniciar un proceso judicial contra la Administración es costoso en términos económicos y de tiempo.

7. Rodéate de profesionales expertos

No obstante, si crees que defender tu postura es la única salida, lo mejor que puedes hacer es solicitar el asesoramiento de especialistas en esta materia. Ello te evitará sufrir esos momentos de tensión e inseguridad que genera siempre una inspección de Hacienda. Además, estos profesionales pueden ser los únicos interlocutores ante la AEAT, lo que es casi siempre una garantía de éxito.

Lo primero que te aconsejarán estos expertos es que trabajes con carácter previo a esta posible inspección de Hacienda. De hecho, ellos podrán ayudarte a preparar a tu empresa y a sus sistemas administrativos e informáticos, para tener siempre toda la documentación ordenada, fácilmente accesible, bien organizada, clasificada y fácil de recuperar para su entrega.

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Etiquetas relacionadas: Abogados, Asesoría, inspección de hacienda
Júlia Jiménez
Júlia Jiménez Periodista, redactora freelance y SEO copywriter www.lasletrasdejulia.com