¿Cuánto cuesta la adaptación al Reglamento General de Protección de Datos?

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Desde el mes de mayo de 2018 se encuentra en vigor la nueva regulación de la Unión Europea en materia de protección de datos. Esta también se conoce como Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y se aplica tanto a grandes compañías como a pequeños autónomos.

La finalidad de esta nueva legislación común no es otra que lograr un control mayor sobre los datos personales. Y, especialmente, sobre aquellos datos que resultan más sensibles.

Sin ninguna duda, esta nueva normativa está suponiendo un importante reto para las pymes, que deben adaptarse a esta norma a pesar de, en muchos casos, sus escasos recursos. Y han de hacerlo para poder gestionar la información que poseen con total seguridad y siguiendo la legislación vigente.

Por ello, uno de los principales puntos de interés, aparte de los requerimientos de la ley, es el precio de la adaptación al Reglamento General de Protección de Datos. A todo ello damos respuesta, a continuación.

Implicaciones del RGPD para las empresas y los autónomos

No se puede negar la enorme repercusión que tendrá la nueva normativa en las empresas. Muchas de ellas tendrán que realizar grandes inversiones, contratar a nuevos trabajadores e, incluso, cambiar su forma de proceder y trabajar.

Nuestra recomendación es que, si tienes una empresa o eres autónomo, acudas a especialistas. Solo ellos podrán guiarte con todas garantías y proporcionarte toda la información. Y también te dirán cuánto cuesta la adaptación al al Reglamento General de Protección de Datos.

En las siguientes líneas resumimos cuáles son esas implicaciones tan importantes:

El nuevo concepto de consentimiento

Antes, el consentimiento tácito bastaba. Es decir, si un usuario daba sus datos a una compañía, estaba también dando su consentimiento a que estos datos fueran utilizados.

Ahora, es necesario obtener de manera explícita el consentimiento del usuario o cliente. Para ello, se pueden utilizar casillas para confirmar el consentimiento. Pero, eso sí, no pueden ir marcadas por defecto ni quedar vacías antes de continuar.

De manera concreta, se debe informar siempre acerca de los siguientes puntos:

  • El nombre y la forma de contacto de la empresa responsable.
  • La razón por la que se solicitan los datos y su objetivo.
  • La identidad de las personas que van a poder acceder a los datos.
  • En caso de transferirlos a otros países, habrás de indicarlo también.
  • Durante cuánto tiempo vas a conservar los datos.
  • Cuáles son los derechos del usuario respecto a sus datos. Estos son, entre otros: acceso, supresión, limitación, rectificación, portabilidad, oposición, etc.

El DPD (Delegado de Protección de Datos)

Esta nueva figura se erige como el responsable que, en determinadas empresas, va a encargarse de velar por el cumplimiento y correcta adecuación de la compañía a la normativa.

El DPD será el encargado de asesorarte y, si tienes que enfrentarte a una inspección por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), actuará de enlace.

Es adecuado que tu empresa cuente con este profesional especializado, pero no siempre es obligatorio. Por ejemplo, no lo será si el tratamiento de los datos es solo una actividad auxiliar en la empresa. Pero, en otros casos en los que sí proceda, se ha de tener en cuenta que no se le podrá despedir ni sancionar.

Los contratos de confidencialidad

También hay que firmar distintos contratos de confidencialidad. Estos tendrán lugar entre la empresa y los responsables del tratamiento de los datos. De manera general, son las empresas o especialistas externos que te ofrecen el servicio y tienen acceso a datos personales de tus empleados o clientes.

Por ejemplo, algunos de estos profesionales serían los de la gestoría encargada de cuestiones laborales o fiscales. O el técnico que lleva a cabo el mantemiento y actualización de los distintos equipos, etc.

Además, debes suscribir un contrato de confidencialidad con aquellos de tus empleados que, por su trabajo, pueden acceder a todos los datos personales que gestiona la compañía.

El Registro de actividades

Otro requerimiento es el que tiene que ver con el Registro de actividades. Nos referimos a un documento que refleja todos los datos gestionados en tu empresa, de qué tipo son, para qué se utilizan y otros detalles importantes.

Información sobre brechas de seguridad

Si se producen brechas o fallos de seguridad en tu empresa, estás obligado a notificárselo a los empleados y a los clientes que puedan resultar afectados.

Por otro lado, a la AEPD tendrás que informarle sobre cualquier violación de seguridad que se haya podido producido. Y tendrás que hacerlo antes de que transcurran 72 horas.

Los textos de la web

Por otro lado, en tu web deberás añadir todos aquellos textos que exija el RGPD y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI). Es decir, textos que reflejen el aviso legal, la política de privacidad y la de cookies, especialmente.

En definitiva, hay que garantizar que cualquier cliente pueda ejercer cualquiera de sus derechos. Y dar una adecuada respuesta en cada caso. Hablamos, en concreto, de los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).

No hay excepciones para autónomos o pymes, así que es urgente que te adaptes a esta nueva normativa.

¿Cuánto cuesta la adaptación al Reglamento General de Protección de Datos?

Entramos ya en el quid de la cuestión: el precio de la adaptación al Reglamento General de Protección de Datos. En general, has de saber que el coste de contar con expertos en la materia para esta adaptación no es excesivo. Sobre todo, si se tiene en cuenta que es una tarea tan necesaria en el nuevo contexto de la seguridad de la información.

Por ejemplo, el precio de la adaptación al Reglamento General de Protección de Datos para autónomos puede oscilar entre un mínimo de 1.000 € y un máximo de 1.700 €. Y el precio medio es de 1.500 €.

En cuanto al precio de la adaptación al Reglamento General de Protección de Datos para empresas, este es algo superior. Entre otras cosas, por la mayor cantidad de información y por los mayores riesgos que se asumen. Así, estas son las cifras:

  • 1.500 €, como mínimo.
  • 3.000 €, como precio mínimo.
  • 5.000 €, como máximo.

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Júlia Jiménez
Júlia Jiménez Periodista, redactora freelance y SEO copywriter www.lasletrasdejulia.com